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Sécuriser la rédaction des procès-verbaux

Yannick Dubois, Cabinet Kogito Associations
Sécuriser la rédaction des procès-verbaux

© Michel Cambon

Comment bien rédiger les procès-verbaux de l’association afin qu’ils soient au plus proche de la réalité, voire incontestables ?

Un procès-verbal (PV) est un document écrit qui retranscrit des constatations. Facultatifs, les procès-verbaux sont produits à l’occasion des réunions statutaires de l’association : assemblées générales, conseils d’administration, bureaux, ou de toute autre instance dès lors qu’elle est prévue par les statuts. Pour être un outil utile, il doit être clair, précis et compréhensible.

Valeur juridique

Le PV, dans la mesure où il a été adopté conformément à ce que prévoient les statuts ou le règlement intérieur de l’association, s’impose aux membres de l’association. Cette force probante est conditionnée par le respect du formalisme prévu par les statuts eux-mêmes : personne qualifiée pour le rédiger, délai de rédaction, organe qui éventuellement le valide… (Cour de cassation, chambre civile, 8 avril 2010, n° 09-13.176).
La rédaction est souvent dévolue au secrétaire de l’association, mais rien n’interdit que cette tâche soit confiée à d’autres membres.
Le PV est une preuve des décisions prises au sein de l’association. Il peut donc être utilisé à la fois comme un outil interne de régulation des relations entre les membres, mais également dans une procédure judiciaire. Il peut faire l’objet d’une contestation interne, voire judiciaire, s’il n’est pas conforme à la réalité des échanges et des décisions prises.
Certains statuts prévoient une étape de validation du PV par l’organe délibérant. Si cette procédure est possible pour les organes qui se réunissent régulièrement, elle apparaît complexe pour une assemblée générale. Dans cette hypothèse, les statuts peuvent prévoir que le CA a compétence pour valider le PV de l’assemblée générale. Dans le silence des statuts, rien n’oblige à faire approuver le PV lors de l’assemblée générale suivante (CA Colmar 16 octobre 2013 n° 12/02507).
On notera que l’établissement des PV des assemblées générales est obligatoire pour les associations reconnues d’utilité publique, soumises à l’impôt sur les sociétés ou qui ont souscrit un emprunt bancaire.

Contenu

La qualité du PV sera fonction de la qualité de la[…]

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