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Organiser un CA ou une AG par voie électronique

Emmanuel Sadorge, avocat counsel, cabinet Delsol Avocats
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Organiser un CA ou une AG par voie électronique

© georgejmclittle - stock.adobe.com

Les réunions d’assemblées ou de conseils d’administration font intrinsèquement partie de la vie associative. Si une ordonnance adoptée dans le cadre de la loi d’urgence sanitaire relative à l’épidémie de covid19 a provisoirement assoupli les conditions de participation à distance, leur organisation sous forme électronique doit être prévue par les statuts.

Contrairement au droit des sociétés, la loi 1901 n’encadre pas les modalités de consultation des différents organes statutaires. En droit commun des associations, il n’existe aucune contrainte légale pour organiser la participation à distance aux réunions par audioconférence ou visioconférence.

De même, il n’existe aucune réglementation particulière en matière de consultation écrite ou de vote par correspondance. A la différence de la consultation écrite qui suppose des débats exclusivement écrits et l’absence totale de réunion, le vote par correspondance désigne plutôt le mécanisme par lequel les membres adressent un formulaire de vote, éventuellement électronique, qui sera pris en compte lors de la réunion à laquelle ils ont été convoqués.

Stipulations statutaires

Cette grande liberté de fonctionnement n’est néanmoins possible qu’à condition d’avoir été autorisée par le contrat d’association. A défaut de stipulations statutaires les autorisant, les modes de consultation alternatifs aux réunions physiques « traditionnelles » ne sont pas admis par la jurisprudence.

Ont ainsi été sanctionnées des décisions d’un conseil d’administration adoptées par réunion téléphonique alors que cette pratique n’était pas stipulée par les statuts. De même, une assemblée générale ne peut valablement délibérer par voie de consultation écrite si cette modalité n’est pas prévue par les statuts .

A titre exceptionnel, la loi d’urgence sanitaire du 23 mars 2020 relative à l’épidémie de covid19 a cependant autorisé le gouvernement à adopter une ordonnance adaptant temporairement les conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux se réunissent et délibèrent à distance en période de confinement, indépendamment de toute stipulation statutaire (cf. encadré ci-dessous). 

Dérogations Covid19 – Simplification des AG et CA

A compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, l’organe qui convoque l’assemblée peut décider que la réunion aura lieu par visioconférence ou conférence téléphonique (même si cela n’est pas prévu par les statuts). Toutefois, au vue de l’article 6 qui se réfère aux cas prévus par la loi, pour les associations, il ne semble possible de recourir à la consultation écrite des assemblées générales que si les statuts le prévoient. Le cas échéant, les comptes peuvent être approuvés sous cette forme.

En ce qui concerne les conseils d’administration, sont réputés présents aux réunions les membres qui y participent par conférence téléphonique ou audiovisuelle sous certaines conditions ; les décisions peuvent être prises par voie de consultation écrite dans des conditions assurant la collégialité de la délibération.

Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020

Moyens de preuve

Les modes de consultation par recours à des moyens de télécommunication augmentent les risques de contestation. Comment prouver la participation à distance de membres qui ne signent pas une feuille de présence ? Comment authentifier les membres qui participent à une consultation électronique ? Comment garantir la sincérité des résultats ? Comment justifier que l’absence de débats oraux n’a pas altéré la compréhension et le consentement des membres ? Les réponses apportées à ces questions dépendent des moyens et de la taille des associations.

Plus le nombre de membres est élevé, plus les solutions sont complexes et coûteuses (recours à des prestataires spécialisés et la mise en place de dispositif d’authentification électronique,…). Pour les petites associations, les modalités et la preuve de la sincérité du scrutin sont plus aisées (consultation par mails ou formulaires, procès-verbal de consultation auquel sont annexés tous les justificatifs des votes tels que les courriels des membres, récapitulatif généré par la plateforme utilisée, etc.).

En toute hypothèse, les associations doivent veiller à ce que les participants disposent d’une information suffisante (mise à disposition des documents soumis à leur approbation) dans un délai raisonnable (une quinzaine de jours). 

Vote par correspondance

Les moyens de télécommunication permettent d’organiser une assemblée générale par visioconférence. Toutefois, cette modalité ne résout pas la complexité du vote pour les associations comprenant des centaines de membres. Même si des outils numériques existent, le vote à distance soulève de nombreuses difficultés techniques, aussi bien sur le plan des télécommunications (multiconnexions complexes à gérer et sécuriser), que sur le plan de l’identification des participants. En outre, il est très difficile d’assurer la confidentialité des délibérations tenues par voie de télétransmission.

Pour ces raisons, la participation à distance aux réunions est plutôt réservée en pratique aux organes d’administration ou aux petites associations de quelques dizaines de membres (pas de nécessité de recourir à des prestataires offrant des solutions techniques coûteuses). 

-> A lire : Animer un conseil d’administration en ligne

Pour les grandes associations, le vote par correspondance par des moyens dématérialisés peut apparaître une solution plus adaptée que le vote en direct. Les membres sont invités à adresser leurs formulaires de vote électroniques plusieurs jours avant la réunion retransmise par visioconférence et le résultat des votes électroniques est constaté en séance. Les associations peuvent sur ce point s’inspirer des pratiques développées par les grandes sociétés (contenu du formulaire de vote à distance à envoyer, documents annexes, bulletin de vote, délais d’envoi, etc.). Il existe des prestataires spécialisés dans l’organisation pratique d’un tel vote (ex : Slib, Gedicom, AlphavoteNeovote, gs-vote.fr,…).

Consultation écrite

Les statuts peuvent prévoir l’absence totale de débats oraux en autorisant les délibérations par consultation écrite (ex : par messages électroniques ou sur un site internet dédié ou à travers un outil collaboratif en ligne). Pour les associations dotées d’un commissaire aux comptes devant présenter son rapport à l’assemblée, il existe une incertitude sur la possibilité de recourir à cette méthode pour faire approuver les comptes. 

Lorsque le nombre de membres est limité, la consultation écrite n’interdit pas d’organiser un processus de discussions permettant à chaque membre de se forger une opinion, de demander des informations complémentaires, d’échanger avec les autres membres et de voter.

A titre d’illustration, la plateforme loomio est utilisée par les associations qui appliquent la technique de la gestion par consentement mutuel. La liberté statutaire associative permet ainsi de fixer des modalités de consultations électroniques favorisant le consensus. 

Dérogations Covid19 – Délais d’approbation des comptes

Concernant le processus décisionnel d’approbation des comptes, une ordonnance met en place principalement deux mesures.

Pour les associations dotées d’un commissaire aux comptes (CAC) devant approuver leurs comptes dans les 6 mois à compter de la clôture de l’exercice, le délai pour approuver les comptes est prorogé de 3 mois, soit jusqu’au 30 septembre 2020 (prorogation applicable à condition que le CAC n’ait pas rendu son rapport au 12 mars 2020).

Par ailleurs, le délai pour déposer le compte-rendu financier pour les bénéficiaires de subventions affectées est également prorogé de 3 mois.

Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020

 

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