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Les outils pour se réunir à distance

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Les outils pour se réunir à distance

© Rawpixel Ltd.

A l'heure du confinement général la vie des associations ne doit pas s'arrêter pour autant. A défaut de se réunir comme d'habitude, on peut le faire grâce aux outils de communication électroniques. Conférences téléphoniques, réunions et même séminaires peuvent être organisés sans bouger de chez soi. 

La conférence téléphonique

La conférence téléphonique (conference call en anglais) permet depuis longtemps d'échanger de vive voix à plusieurs personnes distantes. Si votre rencontre concerne un nombre limité de personnes, cette technique simple et économique peut se révéler tout à fait suffisante. Ne nécessitant qu'un téléphone, elle est à la portée de tous et ne requiert pas d'aisance technologique particulière. Souvent, le service est payant pour l'organisateur mais gratuit pour les participants. Des fournisseurs proposent toutefois des solutions où l'ensemble des participants se partage le coût. La conversation peut être enregistrée si vous souhaitez que des personnes ne pouvant y assister l'écoute ultérieurement. Si tel est le cas, prévenez l'ensemble des participants.

Une réunion conduite de cette manière doit être préparée et menée de manière spécifique. En effet, les contraintes techniques imposent un certain formalisme. En premier lieu, la ponctualité est de rigueur. Pour commencer, il est indispensable de faire un tour de présentation des différents interlocuteurs afin que chacun identifie la voix des uns et des autres, seul point de repère. Par la suite, sauf à ce que les participants se connaissent particulièrement bien, invitez chacun à se nommer lorsqu'il prend la parole. Pour éviter toute cacophonie, il est indispensable d'attendre que l'un ait fini ses propos avant que l'autre enchaîne.

On ne peut avoir de discussions à bâtons rompus comme lors d'une vraie rencontre. Ce manque de fluidité demande de la concentration. Il est par conséquent difficile de maintenir longtemps l'attention des participants. Prévoyez des réunions qui ne dépassent pas une heure. Ce type de rencontre est donc adapté pour des réunions qui nécessitent des échanges et des mises au point mais  pas pour la tenue de débats. C'est, par exemple, adapté lorsque vous devez finaliser l'ordre du jour de votre assemblée générale ou décider de la répartition des tâches lors de votre prochaine manifestation. 

À l'image des autres services collaboratifs, les fournisseurs d'un service de téléconférence sont nombreux et de nouvelles offres apparaissent régulièrement. Soyez vigilants aux coûts réels de chaque solution proposée.

freeconferencecall.com
ic.buzzee.fr
tel4com.com

La web conférence

Également appelée réunion interactive en ligne, elle associe les commodités d'une conférence téléphonique au partage d'écran d'ordinateur. Les participants se connectent aux réunions via leur ordinateur, smartphone ou tablette. Ils peuvent suivre en simultané la présentation que l'animateur a préparé pour la réunion. Certains outils autorisent plusieurs personnes à devenir consécutivement animateurs en leur permettant d'exposer des documents.

La présentation d'un support rend l'exercice plus interactif même si le fait de ne pas voir les différents interlocuteurs limite cet aspect. Il est d'ailleurs conseillé de prévoir plus de diapositives que lors d'une présentation en salle afin de ne pas perdre l'attention du public. Pour une présentation d'une demi-heure, concevez au moins 25 diapositives. Vous pouvez même aller jusqu'à un rythme de deux diapositives par minute pour garder une bonne dynamique à l'écran.

Ce type de réunion est surtout adapté à de la transmission d'information. Ces fonctionnalités sont particulièrement utiles lorsque vous proposez une formation interne par exemple. Une fédération voulant présenter un nouveau dispositif à l'ensemble de ses membres trouvera là également un outil  efficace.

teamviewer.com
mikogo.com

Le video chat

Voir les différents interlocuteurs d'une réunion à distance n'a longtemps été possible que grâce à la visioconférence, dispositif coûteux à installer. L'appel vidéo de groupe (video chat) permet aux différents utilisateurs disposant d'un appareil connecté à internet et muni d'une webcam de se voir. Chaque participant apparaît dans une icône distincte. Cette forme de réunion virtuelle est plus appropriée à l'échange entre les participants et permet de faire des démonstrations ou des manipulations. Plus expressif qu'une conférence téléphonique, ce mode de communication ne permet toutefois pas de communiquer par le regard tel qu'on peut le faire de visu et reste par conséquent un peu froid. C'est néanmoins le format le plus approprié lorsqu'on souhaite débattre d'une question, par exemple, lorsqu'une association doit prendre rapidement position sur un sujet mais n'a pas le temps de réunir ses dirigeants.

skype.com
meet.jit.si

Le webinaire

Des outils plus complets sont également accessibles lorsqu'il s'agit d'organiser un événement plus conséquent de type séminaire. Ils associent les différentes fonctionnalités telles que visioconférence, partage d'écran, messagerie instantanée écrite ou orale, plate-formes collaboratives, etc.

Les participants peuvent alors interagir avec l'intervenant soit par écrit, soit par oral. La session peut être enregistrée pour être visionnée ultérieurement. Il s'agit d'un outil de travail particulièrement efficace lorsqu'on veut mener un travail collectif alors que ses adhérents sont répartis sur tout le territoire.

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