Les 10 commandements d’une demande de subvention réussie

1 - Ton partenaire tu connaîtras

Renseignez-vous au préalable que ce soit par téléphone, au sein de votre réseau, sur internet, pour vous assurer que votre projet est éligible et rentre dans les critères de financement de votre partenaire potentiel (intérêt public local, thématiques, publics visés…).

Un premier contact avec l’élu et les services, en amont du dépôt de votre dossier, est toujours bénéfique car il permettra à votre partenaire potentiel de mettre un nom et un visage sur votre demande, de vous assurer de l’éligibilité de celle-ci et d’entendre également ses attentes non écrites. Vous limiterez ainsi le risque de rédiger une demande de financement hors sujet en optimisant la qualité du projet que vous allez initier et concevoir. Méfiez-vous des procédures dématérialisées croissantes qui empêchent le dialogue !

2 -Tes adhérents tu impliqueras

Les bonnes intentions ne suffisent plus, il faut présenter des dossiers de demande de subvention complets et détaillés à des partenaires redevables de la bonne utilisation des fonds qu’ils ont à gérer. Il vous faut à la fois valoriser votre projet associatif, décrire la ou les actions que vous souhaitez réaliser, définir les charges et identifier les ressources qui vont vous donner les moyens d’agir.

À travers l’expression de votre demande, c’est toute l’association qui s’engage. C’est donc une démarche projet qu’il faut aborder collectivement, en équipe. Ce n’est pas uniquement le rôle dévolu au président et/ou au trésorier !

3 - Ton apport tu valoriseras

Même si vous avez déjà rencontré les élus, le service instructeur devra lire et comprendre votre demande assez rapidement car il a beaucoup de dossiers à étudier. Qui plus est, généralement le montant consolidé des sollicitations dont il est l’objet dépasse largement le budget dont il dispose et il doit composer avec les engagements pris et les subventions des exercices précédents.

C’est pourquoi vous devez être à la fois synthétique, complet, précis et original dès le courrier d’accompagnement en sachant intégrer votre demande dans une démarche complémentaire de l’existant. Il faut que les élus sentent qu’en s’engageant financièrement sur votre projet, cela permettra d’apporter une plus-value pour le territoire et ses habitants. 

4 - Ta demande tu justifieras

Le montant de la subvention ne se détermine pas a priori. Il faut trouver un point d’équilibre entre la réponse à vos besoins et les capacités financières du partenaire, en cherchant à diversifier vos ressources pour conserver votre autonomie avec un réseau de partenaires pluriels et complémentaires. Vous devez faire le descriptif détaillé de votre projet afin de déterminer le niveau de produits requis pour le mettre en œuvre.

Le cas échéant, sur des montants importants, n’hésitez pas à joindre des devis qui compléteront votre demande. Cela vous aidera à expliquer de manière précise pourquoi vous sollicitez votre partenaire à tel montant et cela renforcera sa confiance à votre égard. Par la suite cela facilitera l’évaluation de votre projet et son compte rendu financier quand vous devrez expliquer les écarts avec le budget prévisionnel.

5 - Ton budget tu équilibreras

Le budget prévisionnel de votre association pour une subvention de fonctionnement, ou de l’action pour un projet doit impérativement être équilibré. Dans le cas contraire, votre demande ne pourra pas être instruite. Évitez les montants globaux, peu compréhensibles qui risquent de vous desservir. Soyez transparents et précis !

Pensez également aux contributions volontaires, que cela soit celles apportées par vos partenaires, mais aussi celles que vous apportez (le bénévolat entre autres). Cela renforcera votre autofinancement et contribuera à rééquilibrer l’impact des apports de chacun. L’économie d’un projet mis en œuvre par un acteur associatif se regarde sous l’angle sociétal en intégrant tous les apports (directs et indirects).

6 - Des solutions alternatives tu étudieras

La loi du 31 juillet 2014 relative à l’économie sociale et solidaire précise que « […] constituent des subventions les ­contributions facultatives de toute nature, valorisées dans l’acte d’attribution… ».

Aussi n’hésitez pas à échanger avec votre partenaire d’une éventuelle participation indirecte de sa part (mise à disposition, prise en charge de coûts…) à la réalisation du projet que vous lui présentez. Sa capacité à intervenir, ou sa marge de manœuvre, peut potentiellement être plus importante que pour une subvention monétaire.

7- Les règles du jeu tu respecteras

Respectez les délais de dépôt des projets et renseignez-vous sur le calendrier des procédures d’instruction. Même si l’État utilise le dossier unique de demande de subvention (Cerfa 12156*5), chaque financeur a son propre plan type. Respectez-le en cherchant à rendre bien visible le croisement de vos objectifs associatifs et sa politique publique ! Cela permet une instruction plus efficace des nombreuses demandes de financements reçues et renforce vos chances.

8 - La forme tu soigneras

Un dossier mal rédigé, avec des fautes d’orthographe, de mauvaises tournures de phrases constitue un obstacle psychologique pour le financeur.

Faites relire votre dossier par une personne externe qui ne connaît pas vos actions. Cet exercice mettra en lumière la clarté (ou l’obscurité !) de vos propos.

La police de caractères doit être lisible et votre projet doit être présenté de façon aérée. Mettez en gras ou surlignez les éléments importants que vous souhaitez faire ressortir.

9 - Disponible tu resteras

Une fois votre demande déposée, il faut vous assurer de sa bonne réception puis rester joignable pendant son instruction. L’absence de réponse à une demande d’informations complémentaires peut conduire au rejet de votre projet.

N’oubliez pas de transmettre un numéro de téléphone portable et une adresse email pour être joignable à tout moment.

10 - Des partenaires tu rechercheras

Prenez le temps de réfléchir aux alliances que vous pourriez créer pour conduire votre projet. Si vous identifiez des projets proches du vôtre, essayez de les considérer comme des partenaires potentiels en cherchant à partager des valeurs associatives, plutôt que comme des concurrents qui pourraient vous nuire.

N’attendez pas qu’un partenaire qui reçoit des sollicitations proches sur un même territoire vous interpelle sur cette situation. Anticipez en cherchant à créer vous-même des synergies qui vous donneront les moyens de franchir des paliers supplémentaires, plutôt que le contraire.

Si ce n’est pas concluant, vous pourrez au moins montrer à votre partenaire que vous avez cherché à le faire. Cela le rassurera sur votre capacité à prendre en compte l’intérêt de votre territoire avant celui de votre association.

Un article de Grégory Autier