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En cas de contrôle de l'Urssaf, les photocopies de notes de frais sont-elles valables ?

Oui. L'association peut présenter des copies de toutes les pièces demandées sauf celles pour lesquelles la loi impose de présenter un original : documents sociaux, comptables, fiscaux et juridiques sauf si c'est un contrôle sur pièces, c'est-à-dire qui se déroule dans les locaux de l'organisme de recouvrement.

En revanche, si l'administration engage un contentieux suite à la présentation de ces pièces, elle peut vous demander de produire les documents originaux. Dans ce cas, elle vous notifiera par courrier sa demande et vous accordera un délai pour lui présenter lesdites pièces. En cas de contentieux porté devant un juge administratif ou judiciaire, les originaux devront impérativement être présentés, l'important étant de pouvoir remonter à la source et de faire la preuve de la véracité et de la légitimité de la dépense engagée pour l'association, c'est-à-dire montrer qu'en aucune manière la dépense ne peut être considérée comme un avantage en nature octroyé à la personne remboursée.


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Remboursement de frais : quelles sont les règles ?, Associations mode d'emploi n° 167, mars 2015.

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