6 conseils pour réussir son AG à distance

Cette année, les assemblées générales ont été chamboulées par la crise sanitaire. Beaucoup ont été repoussées et certaines associations ont décidé d’organiser leur assemblée générale à distance. C’est le choix fait en juin par le Réseau national des maisons des associations (RNMA) qui en tire six principaux conseils.

1. Préparer un conducteur

Avant toute chose, il est nécessaire de repenser le contenu et le format de l’assemblée générale (AG). En visioconférence, une réunion ne peut pas dépasser 2 heures sans risquer de perdre totalement l’attention des participants. Présenter, expliquer et faire valider les résultats d’une année, rapport moral, rapport d’activité et rapport financier, tout en laissant place à des prises de parole est un défi qui ne peut être relevé qu’en calibrant à la minute près un « conducteur ». Autres impératifs : définir précisément les rôles de chacun, déterminer les temps de présentation et de prise de paroles, et éviter les blancs et pertes de temps liés à un problème technique. Pour cela, on peut opter pour une alternance entre prises de paroles en direct et présentations vidéo préalablement enregistrées. Les temps de présentation sont ainsi calibrés et en cas de problème technique, on aura l’assurance de pouvoir diffuser la présentation des rapports. Par ailleurs, diversifier les contenus est un bon moyen de rendre la visioconférence plus interactive et de capter davantage l’attention.

2. Choisir les bons outils

Durant le confinement, de nombreux outils de visioconférences se sont démocratisés avec le télétravail. Le plus difficile est sans doute de déterminer quelle est la solution numérique la plus pertinente. Il est avant tout important d’être à l’aise avec l’outil choisi. La solution doit être simple et accessible, tant pour l’organisateur que pour les participants et avant tout répondre aux besoins de l’organisation de l’AG. On peut vite être tenté par une solution qui propose des outils de sondage ou de quiz en direct… des fonctionnalités qui peuvent certes être[…]