Bien préparer son assemblée générale

Fiche pratique

L'assemblée générale est une réunion complexe qui vise quatre objectifs : rendre compte aux adhérents, débattre du passé, du présent et de l'avenir de l'association, prendre des décisions, et augmenter la notoriété ou l'attractivité de l'association. La préparation est essentielle et c'est plusieurs mois à l'avance que des décisions sont à prendre, que le travail doit être réparti.

La réussite d'une assemblée générale tient à deux choses qui paraissent à première vue difficilement compatibles : respecter les procédures prévues et faire vivre un moment de convivialité, pour favoriser l'expression des adhérents.

Planifier

Planifier, c'est prendre conscience de ce qui est à faire et du bon moment pour le faire... Par exemple, trouver une salle peut nécessiter de la réserver plusieurs mois à l'avance.

D'autres tâches, comme l'envoi des convocations doit se faire à un moment précis, un retard pouvant empêcher l'AG de se tenir.

Il faut aussi le temps de préparer et rédiger les rapports, leur donner une forme pédagogique et attrayante. Pour favoriser un fonctionnement démocratique, ces documents doivent être prêts plusieurs semaines avant la réunion afin de pouvoir être transmis aux adhérents.

Si l'on veut agrémenter l'assemblée par une intervention festive (petit spectacle, apéritif...), l'organisation devient encore plus complexe. Mais c'est l'occasion d'impliquer des membres dans la préparation de l'AG en leur offrant la possibilité de prendre en charge cette partie, qui peut, par exemple, retracer l'histoire de l'association par un diaporama, ou une représentation théâtrale.

Relire les statuts...

On ne le répétera jamais assez, les statuts sont la loi de l'association. La première chose à faire est par conséquent de les relire, avec le règlement intérieur s'il existe, et de voir ce qui est prévu : délai pour la convocation, qui est invité, qui vote, sous quelle forme, faut-il être à jour de ses cotisations, un quorum est-il nécessaire... ?

Tout ceci ne figure pas dans la loi et les règles sont propres à chaque association. Vous devez donc avoir vos statuts bien en tête (et sous la main) pour être prêts à répondre à toutes les situations auxquelles vous allez être confrontées. C'est le moment de vérifier que le fonctionnement est en adéquation avec la réalité actuelle.

... voire les modifier

Les statuts ne sont pas immuables et doivent parfois être modifiés pour les adapter à l'évolution de l'association.

Ce changement nécessite d'être approuvé par une assemblée spécialement consacrée à cette modification, généralement appelée assemblée générale extraordinaire. Dans ce cas il faudra prévoir de réunir celle-ci avant l'assemblée générale ordinaire, ce qui peut se faire successivement le même jour. Là encore, l'anticipation est nécessaire : les adhérents doivent connaître et comprendre les modifications envisagées pour pouvoir en débattre lors de l'AGE.

Si les délais vous paraissent trop courts, n'hésitez pas à reporter l'assemblée et prenez le temps de la réflexion... Bien préparer son assemblée en 5 étapes : téléchargez la fiche ci-dessous

Associations mode d'emploi numéro 137 (Mars 2012)