Aides et formalités de l'employeur associatif

Aides et formalités de l'employeur associatif

Devenir employeur

Avant même d'embaucher, il faut se déclarer employeur auprès de la direction départementale du travail (Direccte) et du Centre de formalités des entreprises (CFE), adhérer à un organisme de retraite complémentaire, à la médecine du travail, et un organisme paritaire collecteur agréé. Selon l'activité, il faut choisir une convention collective.

L'embauche elle-même fait l'objet d'une déclaration préalable en ligne, la Déclaration unique d'embauche qui permet, entre autres, de demander l’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale, l’affiliation au régime d’assurance chômage, l’adhésion à la médecine du travail et la mise en oeuvre de la visite médicale obligatoire. Il faut en outre déclarer le salarié auprès de l’organisme de retraite complémentaire, de l’organisme paritaire collecteur agréé, de votre assureur pour vérifier sa couverture, créer et tenir à disposition un document unique pour la prévention des risques au sein de l’association.

Ensuite, en dehors de l'édition de bulletins de paie, il faut remplir les déclarations trimestrielles et le récapitulatif annuel pour l'urssaf et la retraite complémentaire, la déclaration annuelle de votre OPCA et la DADS (déclaration annuelle des données sociales).

Enfin, tout employeur doit tenir un registre unique du personnel qui en recense les mouvements.



Les emplois aidés

Le seul contrat aidé accessible aux associations sur le plan national est le contrat unique d’insertion dans sa version contrat d'accompagnement à l'emploi. Ce dispositif implique une convention avec l'État ou le département, Pôle emploi, le bénéficiaire et la structure. Cette convention a une durée limitée à 24 mois maximum et prévoit une prise en charge par la collectivité de tout ou partie du salaire brut. Parallèlement, un contrat de travail (CDD ou CDI) est établi entre la structure et le salarié. Il existe sinon des aides régionales à l'emploi associatif dont les modalités dépendent des priorités du conseil régional.



L'emploi partagé

Le coût d'un emploi et/ou des besoins limités en temps de travail peuvent justifier de partager un poste entre deux ou plusieurs structures. Il est plus sage de rédiger une convention entre les structures afin de bien poser les modalités, la participation et les responsabilités de chacun. Si une association employeur accepte de prêter un salarié, elle doit en premier lieu obtenir l'accord du salarié puis établir une convention de mise à disposition. Attention, le prêt de main d'oeuvre à but lucratif est interdit : la facturation ne concerne que les heures travaillées au taux horaire chargé et les frais professionnels justifiés. Plusieurs associations partageant des besoins similaires ou complémentaires peuvent aussi créer un groupement d'employeurs sous forme associative dont l'objectif est d'assumer la fonction employeur en lieu et place de ses membres.



Chèque emploi associatif et Guso

Le chèque emploi associatif permet de s’acquitter de ses obligations employeur en remplissant d'abord une demande d'adhésion (à demander auprès d'un établissement financier) comprenant un formulaire d'identification du salarié qui fait office de contrat de travail. La structure reçoit ensuite un chéquier permettant de payer le salaire (plus de fiche de paie) et de le déclarer aux organismes sociaux avec le volet social à renvoyer au centre national du chèque emploi associatif. Le calcul des cotisations est fait par l'Urssaf et prélevé mensuellement sur le compte. Pour l'emploi d'intermittents du spectacle il existe un guichet unique obligatoire (le GUSO) commun à tous les groupements d'artistes et les organisateurs qui n'ont pas pour activité principale le spectacle vivant sans limitation du nombre de représentations organisées. Il permet de s'acquitter de toutes les obligations en une seule fois.



Participation des salariés

Les salariés peuvent participer aux délibérations des instances de l'association (conseil d'administration, assemblée générale..) sans que soit remis en cause le caractère désintéressé de la gestion. Mais la prudence reste de mise : les salariés doivent en tout cas rester minoritaires, sinon on tombe dans la gestion de fait. Cette démarche doit être motivée et faire l'objet d'une réflexion préalable pour déterminer ce que l'on en attend et selon quelles modalités elle sera mise en place.

• Dans le cas d'une rupture d'un contrat CUI-CAE d'un commun accord entre les deux parties, l'employeur peut-il garder les aides reçues ? L'employeur peut conserver les aides perçues dans le cadre d'une convention de CUI dans les cas suivants : licenciement pour faute grave, pour force majeure, pour inaptitude médicale constatée...

• Comment déterminer la convention collective applicable à mon association ? Une convention collective est applicable à une association lorsque cette dernière rentre dans son champ d'application territorial et professionnel…

• Existe-t-il un organisme qui puisse nous guider dans les démarches notamment pour la création des fiches de paie et la déclaration du salarié ? Vous pouvez contacter le DDVA de votre département ainsi que les Centres de ressources et d'information des bénévoles (CRIB)…

• Une association peut-elle partager un emploi aidé ? Nous ne le conseillons pas. Il n'y a ni texte ni jurisprudence pour l'instant et le débat est ouvert pour savoir si l'on doit considérer les aides à l'emploi de l'État comme des subventions ou non…

• L'obligation d'établir un document unique des risques s'applique-t-elle aussi aux associations ? Cette obligation concerne tous les employeurs, associations ou non. Il s'agit de la mise en place d'une démarche de prévention des risques…

Modèle de CDD pour emploi temporaire d'usage
Exemple de CDD pour emploi temporaire d'usage (liste des activités figurant sous l'article D. 121-2 du Code du travail)

Les chiffres clefs de la vie associative
Charges sociales, barèmes kilométriques, plafonds de déductibilité des dons, taxes et cotisations, frais de publication au Journal officiel… ces chiffres changent régulièrement. Or lorsque l’on remplit une déclaration ou lorsqu’on établit un budget, on a besoin d’être sûr d’avoir le bon chiffre sans avoir à chercher partout au risque de faire une erreur.

Kit Salarié et association
Embaucher son premier salarié est une étape importante dans l'histoire de votre association. Ce Kit pratique vous permettra de n'oublier aucune des étapes légales de cette opération toujours délicate.

Le recrutement et la gestion des emplois dans une association
Guide pratique d'Association mode d'emploi n° 23
Devenir employeur entraîne un grand nombre d'obligations. Il y a tout d'abord les nombreuses déclarations, que ce soit auprès de l'Urssaf, des organismes de retraite, des organismes collecteurs pour la formation, de l'inspection ou de la médecine du travail... Il y a ensuite les procédures internes : contrat de travail, choix de la convention collective, registre du personnel, document unique de prévention des risques professionnels... Une fois l'embauche effectuée, il faut apprendre à effectuer les déclarations sociales et initier des procédures pour la gestion des salariés.